事務の改善

　事務の改善の方法を考えるときには、トヨタ式改善を参考にするといいですね。トヨタ式の改善は、目標を達成しても完結で終わらせないこと、常に次の改善について目標をもっているため、事務の改善が永遠に続いていくことにあります。

　トヨタ式の改善のコツは、現状に満足せずに、未来へ常に欲を持ち続けることによって、改善が進み生産性が上がるというもののようである。

　しかし、トヨタ式といわれる改善方法で、全てに事務の改善が成功するのでしょうか。継続的に欲を求めることだけで、効率はすすむのでしょうか。
改善の課程では、成果、効果が上がったり下がったりすることも考えられますが、長期的な視点で見れば、必ず事務の改善はできるものと考えます。
　
　しかし、途中で効果が下がったりすると、この改善の方法では効率を上げることはできないと思いこんで、止めてしまうこともあると思います。

　トヨタ式の改善は、ここで立ち止まらないことである。人の知恵を信じること。人の可能性を信じること。企業は人によって成り立っている。機会によって成り立っているのではない。

　だから、企業として成長していくためには、この２点に着眼点をおいて常に改善を行い、生産性を上げているようである。

　事務の改善を進めるためには、トヨタ式を導入することで、現行の改善に満足せず、常に未来を見据えて進んで行くことができるのではないでしょうか。

　事務の改善を進めるためには、改善ツールとよばれるツーツがあれば非常に便利ですね。

　事務を効率的に改善するためにはやっぱり、いろいろな改善ツールを利用して、事務の効率を高めることが必要ではないでしょうか。

　情報の共有化のためには、グループウェアを改善して企業内での情報の共有化を図ることですね。改善ツールによる情報の共有化にあたっては、グループウェアの果たす役割は重要で、ここが改善されるかどうかによっても、企業の方向性を社員に徹底させる観点からも大切な部分を占めているのではないでしょうか。
　また、事務を改善するための改善ツールの真価が問われることにもなりますね。

　改善ツールには、目標管理ツールがあり、毎日の計画をムダなく進める上では、貴重なツールだと思います。毎日の事務を改善するための改善ツールでは、オンライン上でパソコンから、毎日の仕事や業務についてリストを作成して、かつ、それぞれが目標を設定して事務の改善を行うことができるようになっています。

　事務 改善パーツとして、仕事の管理はメモ帳に書き込んでいけばいいのですが、そこに自分の毎日の目標が入ってくると、書ききれませんし、効率も悪くなってきます。

　頭の中に入れておいても、忘れたりしますから、こういった改善ツールを活用して、日々の事務に対して、効率よく対処ができて、各社員がそれぞれの目標に向かって、事務を進めることができるのですね。

　事務の改善は改善ツールを使って効率よく進めましょう。

　事務を改善するときQCで行っている企業が多いと聞きます。

　それでは、ＱＣってなんだろう。ＱＣとは品質の改善をするサークルとでもいいましょうか。ＱＣサークルとは、生産現場で仕事をしている職員が品質改善を進めようとしている集合団体のことをいいます。どこの企業でも取り組まれている事務改善の活動をいいますが、あくまで自主的な組織としての位置づけとなっているようです。

　ＱＣサークルは、生産現場に従事している職員の集まりですから、問題解決の専門家ではありません。しかし、一番現場を知っているからＱＣにより、事務改善が進んでき強みを生かすことができます。

　ＱＣ活動を行っている企業の多くは、これらＱＣサークルの活動から出される事務の改善により業績を伸ばしてきた部分もあると思います。現場で働く職員にとっても、自分たちが毎日やっている仕事が自分たちのサークルで改善できるとすれば、これほどやりがいのある仕事はないと思います。

　いままでは、企業にとってのサークルはどのように考えられたのか。あくまで自主的な組織、サークルでしたので、勤務としては少しの時間が対象となったくらいで、あとは自主的、ボランテア程度だったのでしょう。

　それが、今、変わりつつあるようです。時間外勤務の訴訟が多く出されてきていますので、ＱＣ活動も通常の勤務として、残業代も支払うとする企業が増えてきています。

　企業によっては、経費が増加しますが、事務改善のためのＱＣサークルとの相乗効果として、企業にとってはプラスとなるはずです。

　事務の改善の具体例について考えてみましょう。
　
　事務所には冷暖房機器や照明機器などの電気製品は必需品です。これら機器類の電気料は結構高い経費となりますね。特に原油等の生産コストが高くなると更に経費としてかさむことなります。

　さらに、地球温暖化により温度は高くなりつつありますから、今後冷房コストは高くなってしまいます。エアコンの使用に関して事務の改善することによりコストを削減することが、重要となってきます。

　改善は機器の使い方次第で、電気代は大きく変わってきます。今年の夏は、地球温暖化の影響で非常に暑い日が続きそうです。真夏日や最高気温の更新も分かりませんね。冷房の使用方法を改善して電気代を削減することが必要です。

　冷房費の改善としては、エアコン機器の温度設定により電気代を削減することが考えられます。

　冷房時は、設定温度を２８℃にすることにより、また、暖房時の室温は２０℃にすることにより、ムダを省き経費の削減ができます。
　冷暖房の温度を1℃控えるだけでも、クリーニングするだけでも、事務の改善をし、電気代の削減効果が期待できます。

　夏は窓の日差しを避けるため、カーテン、ブラインドを下げる。これだけの簡単な作業で室温を下げることができ、冷房費の削減をすることができます。冬は逆に、日差しを長く事務室へ取り込むようにしましょう。
　クールビズに改善するだけでも体感温度は2℃下がると言われていますので、これだけでも冷房費の削減効果があります。

　このように、チョトしたことで、大きな改善を得ることができます。

事務の改善の具体例、燃料費の改善について考えてみましょう。

　原油価格の高騰により、ガソリン価格も高騰そています。事務をする上で、現地、現場、出張など自動車を使用するケースが多いと思いますが、事務の改善により燃料費の削減をして、改善しなければなりませんね。

　自動車は法人（企業）規模が大きくなるほど、台数は多くなりますから、維持していくためには、燃料費の改善による経費の削減をいかにするかは重要となりますね。

　車の燃料（ガソリン、軽油など）は、限りある化石燃料から造られ、使用により地球温暖化にも影響がありますので、資源保護や環境対策の観点からも、チョット改善して走行（エコドライブ）すれば、ガソリン代の削減にもつながります。

　改善の方法としては、まず、停車中や駐車中のアイドリングはやめましょう。

　アイドリング時にも、1分あたり、ガソリン約0.014リットルが消費されているとの試算がでています。1日5分間、アイドリングをやめると、年間20時間（240日として計算）もの削減効果となりますから、改善することによるムダは大きいですね。

　特に事務の仕事で頻繁に使用すれば削減量も大きくなり、その分ガソリン代も節約になります。

　次の改善はエンジンのスイッチです。車を離れてもエンジンのスイッチを切らない人がいます。1分以上停止をするときは、スイッチを切って燃料費の改善をしましょう。

　限られた資源を、ムダなく大切にする意識を高め、経費を削減してみてはいかがですか。改善するためには、日々の習慣づけが大切ですね。

　事務費の改善について考えてみましょう。

　事務の仕事をするためには、ＯＡ機器、事務用品などは必需品ですね。機器類は沢山ありますが、省エネの普及により電気代等のランニングコストはかなり少なくなってきていますが、昔と比べて機器の種類は比較にならないくらい多くなっています。事務の改善のためには、機器類の使用を改善することにより事務費のムダを省かなければなりませんね。

　事務はパソコンの普及により、作業効率は著しく改善され、事務の形態も大きく変わって来ました。

　事務の帳票などを出力するプリンターも高速、高性能になり、事務を処理するために大量の用紙が使われるようになりました。環境問題からも紙の使用量を改善して環境に優しくする改善策を考えなければなりません。

　事務の処理のために大量にプリントアウトされた紙は、ミスプリントなど使用できないものもたくさんあります。これらは、メモに使用したり、リサイクルに回し、改善することで事務費の削減ができます。

　さらに、資源保護にもつながりますので、環境にやさしく、経費も安く、事務費の改善効果となります。

　経費削減に有効なリサイクルですが、個人情報や企業等の重要な情報流出にならないように注意が必要ですから、必ず、シュレッダーにかけてからリサイクルに出すようにしましょう。

　その他、事務費の削減、改善方法はたくさんあると思いますので、思いついたときには、リサイクル用紙にメモを書き留めて改善を実行しましょう。　

　事務を改善し、効率的をするための方法について考えてみましょう。

　事務の量は、企業においても自治体でも膨大な量となります。このような事務量を効率的に処理するためのは、常に改善に対する考えを持って事務の仕事取り組んでおくことが必要です。

　事務の仕事は定型業務、新規業務などがありますが、効率を求めて、常に改善する目で見ていると、結構ムダが多いことに気がつくきます。


　事務の仕事で伝票処理などのルーチンワーク（定型業務）が多く占められている業務については、このムダな事務を改善することにより、効率は一気に良くなることがありますから、初めは主に定型業務の改善をするよう心がければいいと思います。

　事務の改善は、時間のムダ、経費のムダ、移動のムダなどなど、たくさんのムダをどうやってなくして、改善し効率化を進めるのかだと思います。

　パソコンの普及により、導入するだけで事務の改善は飛躍的に改善されましたが、必要な表計算ソフトやデータベースソフトの導入によって、さらに事務の改善をすることができます。

　パソコンを導入しても、使うのは人ですから、人間がいかに機械を使って事務の改善を行うのか。その方法を考えなければなりませんね。
　
　

　自動車の生産体制の「作り方の標準化」、ホンダ流の改善は、工場つまり現場ごとの流派は許さないという業務の改善命令から始まったようである。

　それまでは、工場ごとのやり方で生産体制を整えていた時代があったようである。あの本田宗一郎の「世界のホンダ」もそのような時代があったのですね。

　工場の仕事から事務の仕事へと考えてみると、同じ会社でありながら事務所ごとに事務処理のやり方が違うといったものであるが、ピンと来ませんね。もし、支店ごとで事務のやり方が違っていたのでは、非常に効率が悪くなり、ロスも多くなって来ますね。ホンダ流の改善を事務の改善に置き換えれば、全ての「事務の標準化」を進めること。会計処理でもＡ支店は弥生会計をＢ支店では○○会計でということは今ではあり得ないと思いますが。これを一本化して一つのシステムとして統合して、回線をつないでサーバで処理をする。同じ会社では、全ての事務が同じやり方で標準化されていないといけない。ということである。

　もう一つホンダ流の改善には現場の「自立」が必要だとあるようだ。現場が自立しないで、現場の改善はできない。現場自らがその発想で改善しなければならない。そうしないと強い現場にはならないというものである。そのための支援は企業としては惜しまないというものだ。

　自立のためには、事務の改善提案ができる仕組が必要であるが、ホンダ流の改善は勤務時間内に提案できることになっているようだ。

　事務 改善は、ムダの発見が第一歩です。

　事務の中には、一見ムダがないように見えて、結構無駄が多い事務、特に定型業務（ルーチンワーク）の中には多くのムダが含まれていることが多いようです。

　定型業務は反復作業が多いため、ムダを発見することにより、事務の効率は飛躍的に改善されることがあります。

　しかし、案外とムダに対する問題意識が薄いのが現状ではないかと思います。「昔からこの方法でやってきた。」「事務の過程ではムダはない。」と切り捨てられるのが落ちでしょうね。

　ここの部分の意識改革をしないと、本当の意味のムダを発見することはできないでしょうね。また、事務改善も最初の一歩を踏み出せないことになるでしょう。

　事務 改善は、時間、コストに対するムダの発見とそのムダに対する問題意識を持たせることが重要なポイントと考えられます。

　まず、事務の中のムダをどのように発見させるのか、内部でその対策を考えておかなければなりません。常に事務の方法がこのやり方でいいのか、他にもっといい方法はないのか。時間の短縮や経費を安くする方法などなど、考えてから行動するような組織の体質を作ることですね。

　事務 改善はムダの発見から始まるのです。

　毎日行っている事務（仕事）を今より簡単に、より効率的にムダなく改善する方法はないのか。事務のカイゼンの必要性について考えてみましょう。

　どこの職場でも、ムダな時間を短縮して、やり方を改善すれば、事務の仕事はもっと楽になるだろう。と、みなさんいろいろと方法を考えていると思います。

　しかし、その一方で漠然として、何も考えないで事務の仕事をこなしているだけで、改善する方法のことも何も考えないでしているケースも多いのではないでしょうか。

　チョットした改善 方法を提案をすることにより、事務の仕事の流れは大きく変わることがあります。今の仕事を何をどのように改善すればいいのか、その方法が分からない、分かろうとしないため、漫然と事務をしていることってありますよね。

　事務の仕事について、もう一度原点に立って改善する方法はないのか、仕事の目的、作業の方法、必要な時間やコストなど、事務の改善の方法を検証する。その上で、作業時間の短縮、コスト削減などを行うためには、他にもっといい方法はないのか、検討する。

　また、事務の改善は内部作業だけでいいのか外部委託の必要性はないのか。パソコンを利用できないか。など、事務を改善 方法はいろいろ考えられますよね。

　職員ごとに事務の改善方法を出しても、職場（企業等）全体への波及効果がなければ意味がないので、職場（企業等）においては、このように仕事に携わっている現場の意見（改善する方法）が、いつでも、どこでも挙がって来るような環境をつくることが必要になってきます。

　このため、職員から事務の改善方法に関する提案ができる仕組みが必要になりますね。