事務の改善 具体例で解決です！

改善提案のネタは事務を進めるなかにたくさんあるんですね。

事務 改善のネタを潜んでいることを発見する眼力がないと事務改善はできないと思います。私たちが毎日やっている特にルーチンワークに関しては、改善するところがたくさんあるハズです。

ここには何も問題がないと仕事をしていることが問題なんですね。

問題がある場所には必ず改善できる項目がある。ここで問題なし、と決め付ければ改善提案はできませんね。

例えば簡単な例ですが、ダイレクトメールを膨大な量を作成し、発送しているときに必要な時間があると思います。数量が半端ではないので、時間も比例してかかってしまうことから、改善提案でコスト削減を考えないといけないのです。

そんなとき、数が多いのだから仕方がない。これくらいの時間はかかって当たり前。と考えた時点で事務の改善のネタを考えることはできないでしょうね。

数が多いから、時間短縮のためにどうやったらいいのか、省くところはないのか、人数は、委託にすることはできないかなど、事務改善のネタはたくさんあることが自然だと思います。

改善提案のネタの数は、企業の成績に比例していくものだと思っています。企業力とは、社員の中から自然に事務 改善のネタが沸いてくる総合力ではないでしょうか。

会社の業績のため、消費者のため、そして最後には皆さんに還元されてくることを知らなくてはいけません。

事務の改善のやり方は、改善するためにネタをいくつ用意できるか、そして実行できるかにかかっていませんか。

トヨタ式の改善方式は、世界でも注目を浴びています。

現在世界的な大不況の中で、企業は経営再建のための方策をいろいろと考え実践していますが、出口が見えない状況です。

事務の改善で先端を走っているトヨタですが、この改善方法を取り入れることによって、経営を改善することができたという事例があります。

アメリカのコーヒーチェーン大手 スターバックスが、事務の改善をトヨタ生産方式に準じた方式に変えることで、この不景気の中では大幅な業績回復につなげることができたというのだ。

トヨタ式の事務の改善では、当たり前のことを当たり前にすることなんですが、事務を進める中で、事務 作業工程をストップウオッチ片手に秒単位で改善をしていくことなんですね。

スターバックスの業績は悪化していたのですが2009年4〜6月期の最終損益は、約144億円の黒字にすることができたようです。

トヨタ式の事務の改善は今や、世界でも「カイゼン（Kaizen）」として認識されるようになってきました。さすがに世界のトヨタですね。

トヨタ式の改善は、やっぱり事務の中で見過ごされていたムダを排除し、事務のムダな部分を改善することが根底にあるようです。

スターバックス社も、トヨタの生産式 事務の改善のやり方を基本に日本のトヨタ自動車本社での勤務経験を持つ米国人が「カイゼン」をアドバイスして、アメリカ全土に展開している店舗で、トヨタ式の事務の改善を行った結果が、経営の黒字に転換できた要因だと思います。

トヨタ式改善の事務の改善 例としては、

�@ 商品の材料を近くまとめる。
�A 顧客に提供するコーヒーの種類が一瞬でわかるように色別のラベル　を張る。

など改善したことにより、注文から商品を渡すまでの時間が秒単位で早く改善でき、お客さんにも喜ばれているようです。

トヨタ式の改善方法は、事務のやり方を変えることによって、時間を短縮することができる。
その結果として、コスト削減につながり、顧客満足度が向上。最終的には経営の安定につかながり、社会的にも貢献できる企業として成長することができるのではないでしょうか。

ＰＤＣＡによる具体例を提示することで事務の改善が進みます。

ＰＤＣＡは一度改善された事務であっても、さらなる具体例による改善でＰＤＣＡ サイクルを継続することにより、事務のムダを省き、効率化が進むもの考えます。

ＰＤＣＡ 例 とは
Ｐ（計画）→ Ｄ（実行）→ Ｃ（評価）→ Ａ（改善）のサイクルを回していくことですが、事務の改善を行う上でカギを握るのが「Ｃ」の評価です。



事務改善の効果を持続できない理由は、この評価が十分に機能していない場合が多いようです。Ｄ(実行)に対する評価が適切に行われていないと、その向こう側にある事務の改善が見てこないことになります。つまり改善の目標が見えないことにもなり兼ねません。

ＰＤＣＡ サイクルを回すことで、今行っている事務の問題点を見つけて、改善するための解決行動サイクルが出来上がってきますね。

ＰＤＣＡの具体例を示し、まず、事務の問題点に気づくことです。問題点なくして改善はあり得ませんからね。職場全体で粘り強くサイクルを回し、高いスキルを持つことにより、事務の改善に対するＰＤＣＡ サイクルの実現ができるのですね。

ＰＤＣＡ サイクルの具体例は事務の改善の手法としては有効であり、今後も企業等において取り組まれていくものと考えます。